Internet daje nam nieskończenie wiele możliwości, choć zdarza się, że służy jedynie rozrywce i odskoczni od codziennej rutyny. Okazuje się jednak, że dzięki prostym narzędziom Internet może nie tyle odciągać nas od pracy, co znacznie ją usprawniać. Dziś przedstawiamy pierwszą część listy aplikacji, które w prosty sposób ułatwią codzienną pracę.
- Zarządzanie pocztą elektroniczną
Obecnie większość kontaktów biznesowych odbywa się poprzez pocztę elektroniczną. Liczba otrzymywanych maili potrafi być przytłaczająca, a w morzu nieodczytanych wiadomości mogą ukryć się te najbardziej istotne i naglące. Jeżeli każdego dnia nasza skrzynka zalewana jest nową pocztą, warto skorzystać z narzędzi, które w przystępny i optymalny sposób pomogą nam nią zarządzać. Wśród programów obsługujących pocztę bez wątpienia największą popularnością, zarówno wśród użytkowników prywatnych jak i przedsiębiorstw, cieszy się stworzony przez Google – Gmail. Zarządzanie nim ułatwi wtyczka Inbox, która posiada takie funkcje jak: możliwość odkładania wiadomości na później, opcję przypomnień czy szczegółowe sortowanie przychodzących wiadomości. Usługa działa w przeglądarkach komputerowych, jednak dedykowana jest przede wszystkim urządzeniom mobilnym i wymaga wcześniejszej aktywacji na smartfonie lub tablecie.
Dla osób pracujących poza biurem i sprawdzających pocztę na telefonie, alternatywą może być aplikacja Mailbox. Działa ona w podobny sposób jak Inbox i ma doprowadzić do stanu “inbox zero”, czyli braku nieodczytanych wiadomości. Choć obie aplikacje posiadają podobne funkcje, to różnic jest kilka, np. jedynie Inbox oferuje tzw. przypomnienia, natomiast Mailbox oferuje bardziej elastyczne terminy odkładania wiadomości na później, co jest przydatne, kiedy na ten sam adres otrzymujemy wiadomości i służbowe i prywatne. Istotną zaletą tego ostatniego programu jest również wysoki poziom automatyzacji, tzn. aplikacja może samoczynnie “przesuwać“ wiadomości od konkretnych odbiorców na później i przenosić je do wybranej listy, a nawet trwale usuwać.
Wybór aplikacji zależy od indywidualnych preferencji, jednak z pewnością każda z nich będzie przydatna, jeżeli na co dzień korzystamy z maila.
- Zarządzanie zadaniami i projektami
Natłok korespondencji to nie jedyny problem, który rozwiąże internetowa aplikacja. Inny kłopot to natłok zadań, które w tradycyjnym kalendarzu czy notesie wprowadzają bałagan. Trudno też dzielić pisemne notatki i adnotacje, tak, aby były one dostępne dla każdego zainteresowanego i co ważne w wielu miejscach jednocześnie. Doskonałym usprawnieniem pracy jest planowanie swoich zadań za pomocą aplikacji, do której poza nami równolegle mogą mieć dostęp nasi współpracownicy.
Jednym z najpopularniejszych rozwiązań tego typu jest Trello, które opiera się na tablicach zawierających listy zadań. Listy te pozwalają tworzyć karty (zadania), które w prosty sposób można sortować, przenosić oraz łączyć. Aplikacja umożliwia dodawanie opisów i komentarzy do każdego zadania, co jest wyjątkowo przydatne jeśli tablicę dzielimy ze swoimi współpracownikami. Każdy element projektu może zostać “otagowany”, tzn. dodany do określonej kategorii, co ułatwi później jego odnalezienie. Trello dale również możliwość wyznaczenia terminów realizacji zadań oraz prowadzenia dyskusji pomiędzy użytkownikami. Oczywiście o wszystkich zmianach możemy być informowani poprzez wiadomości e-mail lub w przypadku urządzeń mobilnych powiadomienia push.
Inną aplikacją tego typu jest Assana. Jest to kapitalne narzędzie pracy, w którym możemy rozpisać zarówno plan dnia jak i długoterminowe projekty. Podobnie jak w przypadku Trello, istnieje możliwość tworzenia zespołów do poszczególnych projektów. Delegując zadania, możemy indywidualne informować o przydzielonych zadaniach lub udostępnić wszystkim jeden wspólny harmonogram. Assana również oferuje opcję przypomnień np. o zbliżającym się terminie realizacji danego projektu.
Podobnie jak w przypadku aplikacji wspomagających zarządzanie pocztą, również w tym przypadku wybór lepszego narzędzia jest kwestią indywidualną. Niewątpliwie jednak Trello jest narzędziem bardziej elastycznym i dla początkującego użytkownika.
Pilnowanie korespondencji, delegacja zadań i koordynacja prac zespołu to podstawowe problemy, z którymi mierzy się każdy przedsiębiorca. Warto korzystać więc z wszelkich narzędzi, które mogą nam to ułatwić. Przedstawione przez nas narzędzia to wybrane, podstawowe programy, które ułatwią organizację naszej pracy. Mamy nadzieję, że pierwsze aplikacje z naszej listy okażą się przydatne, druga część już niebawem.