Ogarnięcie obowiązków zawodowych i domowych tak, by wszystko było zrobione na czas, choć może proste z pozoru, często okazuje się nie lada wyzwaniem. Kiedy dochodzą do tego inne zobowiązania, dzieci, dodatkowe zajęcia – lista zadań wydłuża się bez końca i pojawia się pytanie jak planować zadania. Deską ratunku mogą okazać się aplikacje, które pomogą ją uporządkować. Spośród nich wybraliśmy trzy, naszym zdaniem najlepsze, dzięki którym organizacja czasu stanie się dużo łatwiejsza – zapraszamy do lektury!
Jak planować zadania – Any.do
Any.do to jedna z najpopularniejszych i najczęściej nagradzanych aplikacji typu “To do”, dostępna na iOS, Adroida oraz w wersji desktopowej. Charakteryzuje ją prosty, przejrzysty interfejs i duża intuicyjność. Do aplikacji logujemy się przy pomocy maila, konta Google lub konta na Facebooku. Potem po prostu dodajemy kolejne zadania. Możemy je dowolnie grupować w listy – na przykład związane z pracą, domem czy nauką. Dodatkowo lista wszystkich zadań jest podzielona według dat: “dziś”, “jutro”, “nadchodzące” i “kiedyś”, w tym widoku możemy w łatwy sposób przerzucać zadania na inny termin. Do każdego z nich możemy dodać podzadania i ustawić powiadomienie. Bardzo przydatną funkcją jest też udostępnianie i delegowanie zadań innym użytkownikom, szczególnie że możliwość dodawania notatek, zdjęć, filmów, wiadomości głosowych i innych załączników pozwoli zebrać całą konwersację dotyczącą zadania w jednym miejscu. Inną ciekawą opcją jest “Chwila z Any.do”, czyli przegląd wszystkich zaplanowanych na dziś zadań, podczas którego możemy określić o której dzisiaj je wykonamy czy może przesuwamy zadanie na później, a może już zostało zrobione.
Warto wspomnieć, że w najnowszej wersji Any.do, dostępnej póki co tylko na iPhone, pojawił się asystent, stworzony dzięki sztucznej inteligencji i nauczaniu maszynowemu. Bot ten, sterowany również głosowo, ma pomagać w wykonywaniu zadań, na przykład może wyszukać odpowiedni prezent dla bliskiej osoby i go dla nas zamówić.
Jak planować zadania – Pomotodo
Ta aplikacja to połączanie listy zadań z techniką pomodoro. Tak, chodzi o pomidory – nazwa tej techniki pochodzi od minutnika wyglądającego jak pomidor, ale może mieć też związek z tym, że jej twórca jest rodowitym Włochem. Technika Pomodoro polega na dzieleniu swoich zadań na 25-minutowe cykle. Chodzi o to, aby w trakcie zadania być maksymalnie skupionym. Nic nie może nas rozpraszać – 25 minut to jednak na tyle krótko, że bez problemu możemy się na ten czas “wyłączyć”. Po tym czasie następuje 5-minutowa przerwa. Jeśli nie udało się ukończyć zadania w trakcie jednego “pomodoro”, po 5 minutach odpoczynku rozpoczynamy kolejne 25 minut pracy, a po 4 pomodoro możemy zrobić sobie przerwę trwającą pół godziny. Najważniejsza zasada jest taka, że pomodoro jest niepodzielne, a zadania wykonujemy według ich priorytetu. Technika ta jest bardzo efektywna – jeśli trzymamy się zasad.
Aplikacja Pomotodo pozwala na zapisywanie zadań zadań na liście. Przystępując do zadania klikamy ikonę “play”, żeby rozpocząć odmierzanie 25 minut. Aby nic nas nie rozpraszało, możemy wykorzystać funkcję blokowania innych aplikacji – w czasie pracy nie pojawi się żadne powiadomienie. Śledzenie swojej efektywności umożliwiają statystyki prowadzone przez aplikację
Jak planować zadania – Trello
Trello to najbardziej rozbudowana i wszechstronna z proponowanych aplikacji. może służyć do organizacji zadań w pracy, tworzenia harmonogramów sprzątania, czy list filmów do obejrzenia. Można z niej korzystać zarówno na smartfonie jak i w wersji webowej.
Na początku musimy stworzyć tablicę, na której będziemy umieszczać zakładki – może być ona prywatna, przeznaczona dla zespołu lub publiczna. Tablic może być wiele, na nich umieszczamy listy, a na listach karty. Do każdej karty można dodać opis, stworzyć na niej listę zadań, dodać załącznik, określić termin wykonania, oznaczyć ją etykietą, a także przypisać inne osoby, które mogą ją z nami współtworzyć. Karty można swobodnie przerzucać pomiędzy listami, co bardzo pomaga na przykład w podzieleniu zadań na te które już wykonaliśmy, które pozostały do zrobienia, a które chcemy odłożyć na później. Nawet jeśli na naszej tablicy mamy dużo elementów, to nie problem – aplikacja pozwala na filtrowanie kart według etykiet, przypisanych osób czy terminu.
Oczywiście same narzędzia nie wystarczą, aby życie było naprawdę uporządkowane – do tego trzeba trochę samozaparcia i konsekwencji. Z pewnością jednak przedstawione aplikacje są ogromną pomocą, dzięki której ciężar obowiązków Was nie przygniecie, a może nawet uda Wam się uniknąć kłopotów w pracy i domowych nieporozumień.
Wpisy, które mogą Cię zainteresować: